Công tác lưu chuyển chứng từ thanh toán Thu-Chi

Thiên thứ 04: công tác lưu chuyển chứng từ thanh toán Thu-Chi

QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC PHÒNG KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ A/ Quy trình lưu trữ và khai báo thuế Quy trình thời gian về lập báo cáo thuế, BCTC Điều 1/NIÊN BIỂU CỦA CÁC BÁO CÁO: BÁO THEO THÁNG Tháng 1 năm 2014   Ngày 10: hạn chót là ngày 30/01/201x -           Thuế môn bài năm 201x -           Tờ khai thuế môn bài năm 201x  trường hợp công ty thay đổi vốn điều lệ Ngày 20: là ngày hạn chót -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 12/201x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 12/201x-1 -           Báo cáo sử dụng hóa đơn quý IV năm 201x-1 -           Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý IV năm 201x-1 Ngày 30:       -           Tờ khai Thuế TNCN Quý IV/201x-1 -           Thuế TNCN quý IV/201x-1 Ngày 31: -           Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý IV/201x-1 -           Thuế TNDN tạm tính quý IV/201x-1 Tháng 2 năm 201x Ngày 20: Thuế giá trị gia tăng : -Hồ sơ khai thuế: Tờ khai thuế GTGT tháng 01/201x - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra: PL 01-1_GTGT  - Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào: PL 01-2_GTGT - Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế tháng 1/201x: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng 02 năm 201x. Tháng 3 năm 201x Ngày 20:       -Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 2/201x -Các loại thuế phát sinh trong tháng 2/201x Ngày30: -Báo cáo tài chính năm 201x-1 -Báo cáo quyết toán thuế TNDN năm 201x-1 -Báo cáo quyết toán thuế TNCN năm 201x-1 -Thuế TNDN năm 201x-1 Tháng 4 năm 201x Ngày 20         -Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 3/2014 -Các loại thuế phát sinh trong tháng 3/201x -Báo cáo sử dụng hóa đơn quý I năm 201x Ngày 30         -           Tờ khai Thuế TNCN Quý I/201x -           Thuế TNCN Quý I/201x -           Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý I/201x -           Thuế TNDN tạm tính Quý I/201x -           Hạn nộp thuế TNDN tạm tính Quý I/201x với doanh nghiệp vừa và nhỏ Tháng 5 năm 201x Ngày 20: -Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 4/201x -Các loại thuế phát sinh trong tháng 4/201x Tháng 6 năm 201x Ngày 20:       -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 5/201x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 5/201x Tháng 7 năm 201x Ngày 20         -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 6/201x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 6/201x -           Báo cáo sử dụng hóa đơn quý II/201x -           Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý II/201x Ngày 30         -           Tờ khai Thuế TNCN Quý II/201x •           Thuế TNCN Quý II/201x •           Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý II/201x •           Thuế TNDN tạm tính Quý II/201x •           Hạn nộp thuế TNDN tạm tính Quý II/201x với doanh nghiệp vừa và nhỏ Tháng 8 năm 201x Ngày 20 -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 7/201x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 7/201x Tháng 9 năm 201x Ngày 20:       -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 8/201x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 8/201x Tháng 10 năm 201x Ngày 20         -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 9/201x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 9/201x -           Báo cáo sử dụng hóa đơn quý III/201x -           Báo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý III/201x Ngày 30         -           Tờ khai Thuế TNCN Quý III/201x -           Thuế TNCN Quý III/201x -           Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý III/201x -           Nộp thuế TNDN tạm tính Quý III/201x -           Hạn nộp thuế TNDN tạm tính Quý III/201x với doanh nghiệp vừa và nhỏ Tháng 11 năm 201x Ngày 20         -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 10/201x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 10/201x Tháng 12 năm 201x Ngày 20 -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 11/201 x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 11/201 x Tháng 1 năm 201x+1 Ngày 10: -           Thuế môn bài năm 201x+1 -           Tờ khai thuế môn bài năm 201x+1 trường hợp công ty thay đổi vốn điều lệ Ngày 20: -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 12/201x -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 12/201 x -           Báo cáo sử dụng hóa đơn quý IV/201 x -           Báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN quý IV/201 x Ngày 30:       -           Tờ khai Thuế TNCN Quý IV/201x -           Thuế TNCN quý IV/201x Ngày 31:       -           Tờ khai thuế TNDN tạm tính Quý IV/201x -           Thuế TNDN tạm tính Quý IV/201x -           Hạn nộp Thuế TNDN tạm tính quý IV/201x đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Tháng 2 năm 201x+1 Ngày 20: -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 1/201x+1 -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 1/201x  Tháng 3 năm 201x+1 Ngày 20:       -           Tờ khai Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên và thuế TNCN thường xuyên tháng 2/201x+1 -           Các loại thuế phát sinh trong tháng 2/201x+1 Ngày 30:       -           Báo cáo tài chính năm 201x -           Báo cáo quyết toán thuế TNDN năm 201x -           Báo cáo quyết toán thuế TNCN năm 201x -           Thuế TNDN năm 201x -           Thuế TNCN năm 201x Điều 2/Quy trình lập Báo cáo thuế Giá trị gia tăng, TNDN tạm tính, và báo cáo sử dụng hóa đơn 1.       Hàng tháng kế toán thuế căn cứ chứng từ hóa đơn đầu vào, đầu ra Tiến hành lập các bảng biểu: - Lập tờ khai thuế GTGT ( Mẫu 01/GTGT) - Lập bảng kê hoá đơn, chứng từ  hàng hoá dịch vụ bán ra ( Mẫu 02/GTGT) - Lập báo cáo sử dụng hoá đơn ( Mẫu BC26) - Lập tờ khai thuế TNCN theo tháng ( Mẫu 02/KK - TNCN) - Lập tờ khai thuế TNDN tạm tính ( Mẫu 01/TNDN). 2.       Sau khi lập các bảng biểu trên và Gửi mail hoặc in ra báo cáo Ban Giám đốc 3.       Xuất dữ liệu ra PDF gửi tổng cục thuế nộp tờ khai 4.       Quy trình lưu giữ hồ sơ bộ phận kế toán thuế +Tờ khai thuế GTGT có xác nhận của cơ quan thuế (Mẫu 01/GTGT) -         Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (Mẫu 02/GTGT) -         Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào (Mẫu 03/GTGT) -         Tờ khai thuế TNCN theo tháng có xác nhận của cơ quan thuế (Mẫu 02/KK-TNCN). -         Báo cáo sử dụng ấn chỉ, hoá đơn theo Quý có xác nhận của cơ quan thuế. -         Tờ khai thuế TNDN tạm tính theo Quý có xác nhận của cơ quan thuế -         Hồ sơ mã số thuế cá nhân: Danh sách kết quả xử lý cấp mã số thuế TNCN, bảng kê hồ sơ đăng ký thuế có xác nhận của cơ quan thuế, tờ khai đăng ký thuế TNCN (Mẫu 01/ĐK-TNCN) -         Hồ sơ giảm trừ gia cảnh: Danh sách đăng ký người phụ thuộc có xác nhận của cơ quan thuế, mẫu đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 16/ĐK-TNCN) kèm chứng từ liên quan. -         Mở file lưu giữ công văn đến thuê, công văn đi thuế, các tài liệu và chính sách có liên quan đến thuế. -         Có biên bàn bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu và các vật dụng khác trước khi chuyển giao cho cán bộ tiếp nhận công việc của mình. Tất cả được in ra lưu trữ cùng chứng từ đầu vào đầu ra tại phòng kế toán: -         Tờ khai hàng tháng: GTGT, BC26, TNDN -         Bản xác nhận đã nhận tờ khai của cơ quan thuế Điều 3/Quy trình kiểm tra và tập hợp hồ sơ cho bộ hồ sơ hoàn thuế 1.       Kiểm tra nếu trong 12 tháng liên tục trở lên có số thuế GTGT đầu vào chưa được khấu trừ hết (số thuế được hoàn là số thuế đầu vào chưa được khấu trừ hết của thời gian xin hoàn) 2.       Kiểm tra lại bảng kê hoá đơn, chứng từ  hàng hoá dịch vụ bán ra ( Mẫu 02/GTGT) và  kiểm tra kỹ tính pháp lý của các hóa đơn chứng từ 3.       Lập bộ  hồ sơ  hoàn thuế gồm: -          Công văn xin hoàn thuế -          Đơn đề nghị hoàn thuế -          Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước. Điều 4/Hồ sơ lưu trữ tài liệu thanh toán qua ngân hàng: - Bộ hồ sơ lưu giữ chứng từ ngân hàng gồm: Sổ chi tiết hay bìa sổ ngân hàng phát sinh theo từng ngày, báo cáo, uỷ nhiệm chi kèm hồ sơ pháp lý đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản. - Phân loại, sắp xếp hồ sơ lưu trữ chứng từ theo tứ thự của bìa sổ và nội dung nghiệp vụ phát sinh. - Có biên bản bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu và các vật dụng khác trước khi chuyển giao cho cán bộ tiếp nhận công việc. - Toàn bộ hồ sơ được lưu giữ tại bộ phận kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng. - Chứng từ hợp đồng thanh lý một bản lưu bìa còng, một bản lưu cùng bộ chứng từ đã nêu ở phần trên Điều 5/Các công tác phòng kế toán cần thực hiện: 1.       Toàn bộ báo cáo tài chính quý được lưu trữ tại bộ phận kế toán tổng hợp và theo chế độ lưu giữ tài liệu kế toán hiện hành 2.       Phòng kế toán hàng tuần, tháng, quý, năm thực hiện công tác báo cáo công nợ đầu ra mà khách hàng còn Nợ đang chiếm dụng vốn doanh nghiệp  để có phương án xử lý kịp thời 3.       Phòng kế toán hàng tuần, tháng, quý, năm báo cáo Tổng hợp Công Nợ đầu vào báo cáo ban lãnh đạo để có công tác xử lý trả công nợ người Bán 4.       Phòng kế toán hàng tháng phải tổng hợp Báo Cáo Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh (doanh thu – chi phí) 5.       Phòng kế toán thực hiện công tác theo dõi tính giá thành Setup lại định lượng kết hợp bộ phận Bếp để lập lại  Menu  bán ra mới khi có sự thay đổi vè giá thu mua đầu vào, và thị hiếu khách hàng 6.       Phòng kế toán thực hiện đầy đủ công tác kế toán theo chế độ sổ sách hiện hành : nộp các báo cáo thuế định kỳ và đầy đủ theo luật định B/Quy trình thủ tục và hồ sơ thanh toán: Điều 1/Quy trình thanh toán mua hàng hóa vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu của nhân viên tiếp phẩm phục vụ nhà hàng và ăn sang, phục vụ ăn uống cho khách phòng nghỉ    a/ Các chứng từ của quy trình     + Đề xuất, dự trù hoặc bảng kê mua hàng hóa sản phẩm do các trưởng bộ phận ký xác nhận  + Đề nghị tạm ứng tiền đi thu mua ngoài + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt + Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí mua nếu là  hàng mua  ngoài chợ, nếu là hàng siêu thị ko cần thiếp lập bảng kê vì hàng siêu thị đã có hóa đơn GTGT đầy đủ tính pháp lý, nếu hàng mua chợ của cá nhân lập bảng kê theo mẫu cuối, tuần, tháng hoặc định kỳ khi thanh toán nhờ người bán ký tá xác nhận trên bảng kê ghi rõ địa điểm thu mua và có thông tin đầy đủ của người bán: chứng minh thư nhân dân, địa chỉ…..đầy đủ và rõ ràng + Sổ theo dõi hoặc bảng kê đối chiếu quyết toán thu mua so với tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua + Hoá đơn tài chính (Bản gốc : Hóa đơn thông thường, hoặc hóa đơn GTGT + bản copy nếu có) Nếu vượt khung cho phép của công tác mua sắm thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi thu mua trực tiếp, nếu thừa so với dự trù kế hoạch, đề xuất tạm ứng thì phải hoàn nhập lại quỹ do các nguyên nhân : giá chợ, hoặc tìm kiếm được các đầu mối có giá rẻ hơn b/ Quy trình thực hiện chung: * Các bước thực hiện: Khách đặt dịch vụ ăn uống, hội nghị, tiệc …. Phòng kinh doanh ghi nhận lập phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế trên hợp đồng hoặc phiếu đặt dịch vụ ghi rõ các thực đơn của khách sạn = > phòng kinh doanh sẽ giao cho bộ phận bếp = > bếp trưởng căn cứ thực đơn và định lượng của món ăn sẽ lập Phiếu Đề Xuất Mua hàng, kẹp cùng thông tin menu chọn món ăn mà khách đã chọn +Nếu là nhà cung cấp, người bán mang sản phẩm hàng hóa, nguyên vật liệu… được giao trực tiếp tại công ty tại cổng bảo vệ Bước 01:  bộ phận đề xuất Bộ phận bếp căn cứ Menu khách đặt lập “Giấy đề nghị, đề xuất, dự trù mua hàng hóa vật tư”. Kèm theo Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng cung ứng dịch ăn uống -    Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy -   Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền miệng cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại… Bước 02:   Bộ phận bếp mang "Giấy đề nghị + phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt dịch vụ" gửi phòng kế toán người trực tiếp nhận là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường... Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và  ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB). => nhân viên tiếp phẩm thu mua trình kế toán trưởng ký chính xác lập việc thu mua để tiến hành đi thu mua kịp thời Bước 03:   Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu  mua trình “Giấy đề nghị mua hàng” và làm tờ trình (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)  Chú ý: Nếu là tài sản có giá trị lớn thì nhân viên liên hệ Nhà cung cấp lấy báo giá tài sản (Ít nhất 03 bảng báo giá cạnh tranh của 03 Nhà cung cấp). Bước 04: Giám đốc ký duyệt giao lại nhân viên tiếp phẩm tiến hành  thông báo và làm việc với  Nhà cung cấp được lựa chọn để đặt hàng.      Bước 05:  - Nhân viên thu mua hàng hoá điện thoại, fax hoặc email đơn đặt hàng cho nhà cung cấp yêu cầu cung cấp hàng, xác định thời gian giao hàng cụ thể. -   Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ & nghiệm thu tài sản: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê… -   Người bán ký tá xác nhận và bàn giao tài sản chuyển quyền sở hữu vào chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê… -   Nhân viên bảo vệ sẽ đứng bên tham gia kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu. Bước 06:  Nhân viên tiếp phẩm liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi các phòng ban Bước 07:  Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/ - Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. -Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi + Nếu là nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua thì ngoài: Bước 01:  Đơn vị có nhu cần mua sắm tài sản, vật tư hàng hóa, nguyên vật liệu làm “Giấy đề nghị, đề xuất, dự trù mua hàng hóa vật tư”. -    Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy -   Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền miệng cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại… Bước 02:  Đơn vị mang "Giấy đề nghị" gửi phòng kế toán người trực tiếp nhận là Nhân viên tiếp phẩm trực tiếp đi thu mua xem xét các góc độ nghiệp vụ: nhà cung cấp, đầu mối thu mua, giá cả thị trường... Bước 03:  Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và  ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB). -                  Nhân viên tiếp phẩm lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu : căn cứ nghiệp vụ chuyên môn và ước lượng giá cả thị trường cho các món hàng sẽ mua sẽ ước lập số tền TẠM ỨNG = > Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình kế toán trưởng ký chính Bước 04:   Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu  mua trình “Giấy đề nghị, đề xuất mua hàng, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu” và Giấy đề nghị tạm ưng (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)  Bước 05: Giám đốc ký duyệt giao lại nhân viên tiếp phẩm tiến hành  = > trực tiếp đi thu mua ở các đầu mối chợ, siêu thị, nguồn hàng khác để cung cấp kịp thời đầu vào phục  vụ sản xuất kinh doanh Bước 06:  -   Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…và mang sản phẩm hàng hóa về công ty,   Người bán ký tá xác nhận đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê… -   Hàng về công ty Nhân viên bảo vệ kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu. Bước 07:  Nhân viên tiếp phẩm liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân theo dõi chi tiết cho các phòng ban sử dụng Bước 08:  Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/ - Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. -Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi Điều 2/Thanh toán tiếp khách, giới thiệu quảng bá sản phẩm, khánh tiết, khánh tân, tham gia lễ hội…..    a/ Các chứng từ của quy trình       + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy) + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Đề xuất, dự toán chi phí (Bản gốc) do trưởng các bộ phận đề xuất, nếu nhân viên thì phải có thông qua trưởng bộ phận xác nhận đồng ý: qua điện thoại di động, bàn, bộ đàm… cho bộ phận liên quan khác + Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản + Hóa đơn ăn uống tiếp khách phải có bảng kê hoặc bill thanh toán kẹp cùng hóa đơn tiếp khách b/Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào b/ Quy trình thực hiện chung: Bước 01:  Đơn vị, bộ phận có tổ chức, trương trình dự kiến sẽ tiếp khách, hoặc trương trình giới thiệu quảng bá sản phẩm, các chương trình sự kiện, khuyến mãi cho khách hàng lập: “Giấy đề đề xuất, dự trù chi phí tiếp khách hoặc quảng bá sản phẩm”. -    Giấy đề nghị của đơn vị, bộ phận phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy -   Trong trường hợp phó trưởng đơn vị, bộ phận ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại…cho các phòng ban làm việc đựơc biết Bước 02:  Đơn vị, bộ phận mang "Giấy đề nghị, đề xuất" trình ban lãnh đạo sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và  ký, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ). Ban giám đốc ký duyệt giao lại đơn vị, bộ phận  trực tiếp thi hành. Một bản lưu phòng kế toán, một bản bộ phận đơn vị đề xuất lưu trữ để làm căn cứ thanh toán duyệt chi sau này Bước 03:  Đơn vị, bộ phận trực tiếp thực hiện theo Giấy đề nghị hay đề xuất đã được ban lãnh đạo phê duyệt tiến hành thực hiện chương trình kết hợp các phòng ban có liên quan, đối tác bên ngoài để thực hiện Bước 04:  Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/ - Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. -Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi Điều 3/Thanh toán các thủ tục hành chính    a/ Các chứng từ của quy trình       + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy), hóa đơn đặc thù hoặc biên lai thu tiền… + Đề xuất mua hàng, đề xuất chi phí thực hiện của các bộ phận yêu cầu đề xuất (Bản gốc): do trưởng các bộ phận đề xuất, nếu nhân viên thì phải có thông qua trưởng bộ phận xác nhận đồng ý: qua điện thoại di động, bàn, bộ đàm… cho bộ phận liên quan khác + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản Ghi chú: nếu hóa đơn, chứng từ trên > 20.000.000 bắt buộc phải chuyển khoản thanh toán Các chi phí thường phát sinh như: biên lai ủng hộ các quỹ nhà nước, phòng cháy chữa cháy, giấy tờ công chứng, chứng từ khi đi thay đổi giấy phép kinh doanh, các chứng từ khi làm thủ tục với cơ quan hành chính khác…. b/ Quy trình thực hiện chung: Bước 01:  bộ phận phát sinh nghiệp vụ trên nếu giá trị lớn thì làm giấy đề nghị tạm ứng, nếu giá trị nhỏ thì tự thanh toán sau đó mang các chứng từ đầy đủ thủ tục vể để công ty thanh toán lại Bước 04:  Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/ - Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. -Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi Điều 4/Thanh toán Văn phòng phẩm, Chuyển phát nhanh, cước điện thoại , internet……..    a/ Các chứng từ của quy trình + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy) + Đề nghị thanh toán của khách hàng nếu có + Biên bản giao nhận nếu có (người giao người nhận ký rõ họ tên) + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Đề xuất mua hàng của các bộ phận yêu cầu đề xuất (Bản gốc) hoặc  Đề xuất, dự toán chi phí (Bản gốc) + Giấy biên nhận tiền hoặc phiếu thu của khách hàng (nếu có) + Chuyển phát nhanh phải có các bill, bảng kê chi tiết cho mỗi lần chuyển phát nhanh, do Lễ Tân thực hiện đến kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ mang chứng từ gốc đối chiếu với chứng từ Lễ Tân giữ đối chiếu hai bên nếu khớp thì tiến hành thủ tục thanh toán Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào Kế toán kho: + Bảng theo dõi nhập xuất tồn, phiếu Xuất Kho, phiếu Nhập Kho trong tháng (VPP ) +Bảng kê theo dõi chi tiết cho các bộ phận phòng ban sử dụng, các bộ phận khi nhận phải được theo dõi chi tiết ký tá bàn giao đầy đủ + Bảng kê phân bổ chi phí các phòng,ban chưa bao gồm thuế (theo mẫu) b/ Quy trình thực hiện chung: Bước 01:  Đơn vị, bộ phận có nhu cầu sử dụng công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, và các công cụ cụng cụ khác phục vụ công tác hỗ trọ cho các bộ phận lập: “Giấy đề đề xuất, dự trù chi phí”. -    Giấy đề nghị của đơn vị, bộ phận phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy -   Trong trường hợp phó trưởng đơn vị, bộ phận ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại…cho các phòng ban làm việc đựơc biết Bước 02:  - Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và  ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB). -                  Nhân viên tiếp phẩm lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu : căn cứ nghiệp vụ chuyên môn và ước lượng giá cả thị trường cho các món hàng sẽ mua sẽ ước lập số tền TẠM ỨNG = > Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình kế toán trưởng ký chính Bước 03:   Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu  mua trình “Giấy đề nghị, đề xuất mua hàng, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu….” và Giấy đề nghị tạm ưng (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)  Bước 05:  - Nhân viên thu mua hàng hoá điện thoại, fax hoặc email đơn đặt hàng cho nhà cung cấp yêu cầu cung cấp hàng, xác định thời gian giao hàng cụ thể. -   Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…và mang sản phẩm hàng hóa về công ty,   Người bán ký tá xác nhận đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê… -   Hàng về công ty Nhân viên bảo vệ kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu. Bước 06:  Nhân viên tiếp phẩm liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân bổ theo dõi chi tiết cho các phòng ban sử dụng Bước 07:  Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/ - Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. -Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi Điều 5/ Thanh toán sửa chữa, mua mới thiết bị trong VP - CCDC – TSCD    a/ Các chứng từ của quy trình + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí nếu thanh toán cho nhiều khoản + Đề xuất của phòng ban(Bản gốc) + Có biên bản bàn giao TSCĐ, CCDC giữa bên bán và bên mua  (người giao người nhận ký rõ họ tên)             + Đề xuất tổng hợp vật tư, ccdc cần mua của Văn phòng + Báo giá: yêu cầu từ 3 nhà cung cấp trở lên sẽ chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất trong 3 nhà cung cấp + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Biên bản bàn giao có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban(theo mẫu) nếu tài sản có giá trị lớn +  Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy) + Bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo Mẫu số: 07-LĐTL + Bảng phân bổ chi phí các phòng ban chưa bao gồm thuế (Theo mẫu) Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào Tổng giá trị thanh toán nếu: -         Dưới  10 triệu cần 1 – 2 báo giá cạnh tranh. -         Từ 10 triệu -> dưới 50 triệu:  phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng. -         Từ 50 triệu ->  trên 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chọn, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng. b/ Quy trình thực hiện chung: Bước 01:  Đơn vị, bộ phận có nhu cầu sử dụng công cụ dụng cụ, tài sản cố định, và các công cụ cụng cụ khác phục vụ công tác hỗ trợ cho c công việc ác bộ phận lập: “Giấy đề đề xuất, dự trù chi phí mua sắm”. -    Giấy đề nghị của đơn vị, bộ phận phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy -   Trong trường hợp phó trưởng đơn vị, bộ phận ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Hoặc trưởng bộ phận phải có thông báo xác nhận ủy quyền cho phó trưởng đơn vị ký thay bằng công cụ: email, sky, bộ đàm, điện thoại…cho các phòng ban làm việc đựơc biết -         Bước 02:  - Phòng Kế toán nhân viên thu mua sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ và khả năng cung ứng = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và  ký nháy vào giấy đề nghị góc trái hoặc bên phải của mục kế toán trưởng bộ phận phòng kế toán, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ của phòng QTTB). -           Nhân viên tiếp phẩm lập giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu : căn cứ nghiệp vụ chuyên môn và ước lượng giá cả thị trường cho các món hàng sẽ mua sẽ ước lập số tền TẠM ỨNG = > Nhân viên tiếp phẩm thu mua trình kế toán trưởng ký chính Bước 03:   Kế toán trưởng ký chính giao lại Nhân viên tiếp phẩm thu  mua trình “Giấy đề nghị, đề xuất mua hàng, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu….” và Giấy đề nghị tạm ưng (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)  Bước 04:   - Nhân viên thu mua hàng hoá, tài sản…. điện thoại, fax hoặc email đơn đặt hàng cho nhà cung cấp yêu cầu cung cấp hàng, xác định thời gian giao hàng cụ thể. -   Nhân viên tiếp phẩm Ký nhận Biên bản bàn giao, hóa đơn chứng từ: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê…và mang sản phẩm hàng hóa về công ty,   Người bán ký tá xác nhận đầy đủ vào: hóa đơn lẻ, hóa đơn, bảng kê… -   Hàng về công ty Nhân viên bảo vệ kiểm định với vai trò là người giám sát và ghi sổ theo dõi xác nhận việc bàn giao trên vào sổ lưu. Bước 05:  Nhân viên tiếp phẩm liên hệ phòng ban có nhu cầu sử dụng và đề xuất xuống nhận và bàn giao và chuyển chứng từ cho kế toán kho tiếp nhận theo dõi nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và phân bổ theo dõi chi tiết cho các phòng ban sử dụng Nếu là tài sản: Lập biên bản bàn giao cho bộ phận sử dụng và quản lý có chữ ký của cán bộ quản lý đơn vị để sử dụng. Bước 06:  Tiến hành làm thủ tục thanh toán, quyết toán theo đầy đủ thủ tục như mục a/ - Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. -Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi Điều 6/ Thanh toán các dự án đầu tư, sửa chữa             - Thanh toán chi phí tư vấn, xây dựng và mua sắm thiết bị của Dự án, Thanh toán chi phí khác 4.1/Quy trình thực hiện chung: Bước 01:  Đơn vị, bộ phận lập: Dự toán chi phí cho dự án -    Giấy đề nghị của đơn vị, bộ phận phải do Trưởng đơn vị, trưởng bộ phận ký chính, người đề xuất sẽ ký nháy -   Trong trường hợp phó trưởng đơn vị, bộ phận ký cần có "Giấy ủy quyền" theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính. Bước 02:  Đơn vị, bộ phận mang "Giấy đề nghị, đề xuất" giám đốc sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ = > ghi ngày nhận giấy đề nghị và  ký, nếu cần thiết thì có thể photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ). Bước 03:   Kế toán trưởng ký chính trình “Giấy đề nghị” và làm tờ trình (kèm bảng báo giá – nếu có) trình Giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết (nếu giấy đề nghị hợp lệ)  Chú ý: Nếu là tài sản có giá trị lớn thì nhân viên liên hệ Nhà cung cấp lấy báo giá tài sản (Ít nhất 03 bảng báo giá cạnh tranh của 03 Nhà cung cấp). -          Giám đốc ký duyệt chi giao lại đơn vị, bộ phận  trực tiếp thi hành.       + Giấy đề nghị thanh toán ( theo mẫu 05-TT) + Đề xuất, Dự toán chi phí dự án đầu tư, sửa chữa (Bản gốc) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Hồ sơ liên quan (Hợp đồng,Thanh lý HĐ…nếu có) + Quyết toán khối lượng chi phí sửa chữa + Biên bản nghiệm thu công trình + Hoá đơn tài chính (Bản gốc hoặc bản copy tùy theo từng trường hợp) Lưu ý: Ghi rõ thanh toán cho dự án nào trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán ĐTXD cơ bản Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào Tổng giá trị thanh toán nếu: -         Dưới  5 triệu cần 1 – 3 báo giá cạnh tranh. -         Từ 5 triệu -> dưới 20 triệu  phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng. -         Từ 20 triệu -> dưới 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chon, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng. -         Từ 100 triệu trở lên phải làm thủ tục đầu thầu, thủ tục đấu thầu mau hàng hoá liên hệ vói phòng kế toán để được hướng dẫn. Bước 04:  Đơn vị, bộ phận mang hồ sơ đầy đủ nêu trên gửi phòng kế toán sau khi đã xem xét kỹ càng tính hợp lệ = > Kế toán trưởng ký  và trình Giám đốc xem xét và phê duyệt chi tiền - Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. -Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi Điều  7/ Thanh toán Quảng cáo, tiếp thị, thuê ca sĩ       Các chứng từ đầy đủ      + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí nếu thanh toán cho nhiều khoản + Giấy Đề xuất (Bản gốc) + Báo giá của các đơn vị + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Biên bản bàn giao (nếu là vật dụng, tài sản như banner, áp phích….) có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban nhật tài sản, vật dụng + Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy) Lưu ý: Trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán công nợ kiểm tra và ký nháy Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào - Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT), lập Ủy Nhiệm chi hoặc chứng từ ngân hàng khác cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền hoặc kế toán ngân hàng làm các thủ tục chuyển khoản, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. -Nếu mua Nợ thì chuyển chứng từ cho kế toán Nhập liệu đầu vào kiêm kế toán công nợ tổng hợp để theo dõi Điều 8/Thanh toán sửa chữa xe: xe cơ giới, xe con, xe khác… + Đề xuất- nếu thay thế phụ tùng hoặc sửa chữa (Bản gốc)       + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Báo giá + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có) + Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy) Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào Tổng giá trị thanh toán nếu: -         Dưới  10 triệu cần 1 – 2 báo giá cạnh tranh. -         Từ 10 triệu -> dưới 50 triệu:  phải 3 báo giá cạnh tranh, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng. -         Từ 50 triệu ->  trên 100 triệu : 3 báo giá, thành lập hội đồng lựa chọn đơn vi, quyết định lựa chọn, hợp đồng, biên bản bàn giao, hoá đơn tài chính, BB thanh lý hợp đồng. Điều 9/Thanh toán đi công tác phí Hồ sơ tạm ứng ban đầu + Đề xuất công tác + Dự toán chi cho đoàn công tác  + Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác + Lịch trình công tác; + Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không     (đối tượng được thanh toán vé máy bay); + Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).   -         Đơn vị  bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày, + Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác: được trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định; -         Sau khi được  duyệt, Phòng TC – KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.. Sau khi đi công tác về thủ tục thanh tóan như sau: + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí + Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác + Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường... cước hành lý (nếu có). + Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy) Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương. Lưu ý: Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước & TCT. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt.  căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác     -         Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.” Điều 10/Thanh toán chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Đề xuất hoặc tài liệu liên quan đến việc trích hoa hồng, thù lao, môi giới (Hợp đồng, thanh lý Hợp đồng …) + Hợp đồng môi giới, Thanh lý Hợp đồng môi giới + Giấy biên nhận tiền + Chứng minh thư phôtô Lưu ý: - Đối với cá nhân: Người được hưởng chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới sẽ phải nộp thuế theo quy định của Luật thuế TNCN. -Đối với doanh nghiệp, tổ chức: phải có văn bản, hợp đồng, hóa đơn tài chính, hoặc văn bản thỏa ước và được sự đồng ý của cả hai bên Điều 11: Quy trình hạch toán lương và các khoản trích nộp theo lương: a. Hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp luơng của các phòng ban liên quan, kế toán tiền lương tiến hành các công việc sau: liên hệ phòng nhân sự để lấy bảng lương + chấm công + bảng kê chuyển tiền cho nhân viên qua tài khoản - Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định hiện hành của pháp luật. - Hạch toán các khoản thu qua lương theo quy định - Sau khi hạch toán xong bảng lương kế toán làm phiếu kế toán trích 3% quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, 2% kinh phí công đoàn. b. Lưu trữ hồ sơ liên quan đến hạch toán tiền lương: - Toàn bộ hồ sơ liên quan đến tiền lương được lưu giữ tại bộ phận kế toán tiền lương theo chế độ lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành: -           Hợp đồng lao động + chứng minh thư phô tô công chứng càng tốt -           Bảng lương bản gốc -           Bảng chấm công hàng tháng -           Giấy đề nghị tạm ứng lương, phiếu chi tạm ứng tiền lương -           Bảng lương tạm ứng -           Bảng kê lương thanh toán cho nhân viên qua ngân hàng bản chính -           Phiếu chi tiền lương thanh toán bằng tiền mặt -           Có biên bản bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu và các vật dụng khác trước khi chuyển giao cho cán bộ tiếp nhận công việc. Quy trình tính và thanh toán tiền lương:     - Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chốt công tính toán lương. - Bước 2: Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấn công và các chứng từ liên quan. - Bước 3: Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Kế toán trưởng. - Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương: + Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 5). + Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương. - Bước 5: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương sau đó chuyển lại cho Kế toán trưởng. - Bước 6: Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán tiền lương. - Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên, Nhân viên nhận lương và ký nhận: nếu trả bằng tiền mặt phải ký tác xác nhận của nhân viên, chuyển khoản thì phải có bảng tổng hợp nhân viên thanh toán qua ngân hàng có ký xác nhận kế toán trưởng và giám đốc, nhân viên lập phải ký nháy góc bên trái hoặc  phải phân mục kế toán trưởng. Điều 12: Quy trình tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng cá nhân a. Chi tạm ứng       + Đề nghị tạm ứng (theo mẫu) + Đề xuất tạm ứng (bản copy) Lưu ý: Trên đề nghị tạm ứng phải ghi rõ thời hạn thanh toán b.Thanh toán tiền tạm ứng + Đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (theo mẫu 04-TT) + Đề xuất (bản gốc) + Hoá đơn tài chính (nếu có) (Bản gốc + Bản copy) + Bảng kê chi tiết (nếu có nhiều khoản thanh toán)  Lưu ý: Cán bộ làm tạm ứng phải hoàn ứng hết khoản tạm ứng này  thì mới được tạm ứng tiếp khoản khác. Đề nghị cán bộ làm tạm ứng có trách nhiệm thanh toán tạm ứng theo đúng thời hạn ghi trên Đề nghị tạm ứng. Nếu đến thời hạn thanh toán tạm ứng mà cán bộ làm tạm ứng chưa hoàn ứng, đề nghị có giải trình cụ thể với Phòng kế toán. Lưu ý về HĐ GTGT khi làm thanh toán: - Ghi đủ Ngày , tháng ,năm - Ghi đầy đủ tên TCT& địa chỉ: + Tên đơn vị mua: CÔNG TY TNHH KHÁCH SẠN ABC + Địa chỉ: 123 đường 30/4, P. Xuân Khánh - Tên người mua - Mã số thuế : 0906690003 - Ký ghi rõ họ tên của người mua hàng, người bán hàng trên cả ba liên HĐ (nếu không phải ghi bán hàng qua điện thoại dưới người mua hàng). - Người làm thanh toán phải chịu trách nhiệm về hoá đơn GTGT mà mình làm thanh toán (nguồn gốc của HĐ). - Hóa đơn GTGT từ 20.000.000 trở lên để được khấu trừ thuế phải chuyển khoản thanh toán bằng tài khoản công ty - Từ ngày 01 tháng 01 năm 2009, các khoản thanh toán với số tiền từ  20.000.000đ trở lên, đề nghị làm Giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản. - Từ ngày 01 tháng 01 năm 2011 Hóa đơn bán lẻ được thanh toán với số tiền dưới 200.000đ ( Tuỳ trường hợp sẽ có chứng từ phù hợp ) c. Lưu giữ hồ sơ thanh toán tiền tạm ứng - Sau khi có đầy đủ chữ ký của Lãnh đạo phòng Kế toán và Kiểm toán nội bộ và cán bộ thanh toán tạm ứng, Kế toán thanh toán lưu giữ thành từng tháng và lập một bảng kê các phiếu thanh toán tạm ứng sắp xếp theo thứ tự ngày tháng phát sinh. Sau mỗi quý, lưu vào một file.      Điều 13: Quy trình hợp đồng tìên gửi cá nhân, đơn vị, tổ chức kinh tế, xã hội Làm hợp đồng tiền gửi cá nhân, đơn vị       + Phiếu thu hoặc Báo có       + Hợp đồng tiền gửi cá nhân, đơn vị Thanh lý hợp đồng tiền gửi cá nhân, đơn vị       + Phiếu chi       + Giấy đề nghị lĩnh lãi (Nếu muốn rút lãi cuối kỳ)       + Giấy đề nghị lĩnh gốc và lãi (Nếu tất toán hợp đồng tiền gửi)       + Bảng kê tính lãi       + Phiếu thu hoặc báo có lúc gửi tiền đầu tư       + Hợp đồng gốc Đối với hợp đồng tiền gửi cá nhân thì cá nhân gửi tiền phải nộp lại tiền thuế khấu trừ Đầu tư vốn được tính bằng 5% lãi suất từ hợp đồng tiền gửi.  L ưu ý: Nếu cá nhân, đơn vị rút cả gốc và lãi, Giấy đề nghị có Phiếu thu đỏ hoặc báo có của ngân hàng và hợp đồng gốc gửi kèm theo. Nếu cá nhân, đơn vị chỉ rút lãi hoặc rút một phần tiền gốc, không cần gửi kèm theo Phiếu thu hoặc báo có của ngân hàng và không cần gửi hợp đồng gốc. Lưu giữ hồ sơ hợp đồng tiền gửi: Lưu giữ từng file riêng cho hợp đồng tiền gửi cá nhân và đơn vị Điều 14: Quy trình gửi, rút tiền mặt ngân hàng a.Qui trình nộp tiền mặt vào tài khoản của công ty: - Căn cứ vào số dư tiền mặt tại quỹ. - Thủ quỹ kiểm kê tiền tại két, thông báo bộ phận ngân hàng báo cáo Lãnh đạo số tiền nộp vào tài khoản ngân hàng. - Thủ quỹ kê tiền vào bảng kê nộp tiền, xin xe bảo vệ đi ngân hàng nộp tiền. có giấy ra vào cổng xác nhận của trưởng bộ phận - Thủ quỹ, kế toán ngân hàng đến ngân hàng điền đầy đủ thông tin vào giấy nộp tiền tại ngân hàng đó. - Thủ quỹ mang chứng từ Giấy nộp tiền vào tài khoản  về TCT viết phiếu chi đúng số tiền như chứng từ. Ghi chú: nếu số tiền lớn thì phải có bảo vệ hoặc nhân viên khác đi kèm để đảm bảo tính an toàn khi lưu chuyển số tiền lớn -         Mọi khoản khách hàng thanh toán giao dịch với công ty đều phải nộp theo các số tài khoản pháp nhân của công ty hoặc tài khoản cá nhân của giám đốc, không được phép sử dụng tài khoản cá nhân của nhân viên công ty để giao dịch Viết đúng tên tài khoản công ty: TÀI KHOẢN CTY ·        TK Ngân hàng Agribank NGÂN HÀNG NN & PTNT VIỆT NAM o   Số TK : 123456789 o   Tên TK: CTY TNHH KHÁCH SẠN ABC ·        TK Ngân hàng Eximbank NGÂN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM o   Số TK : 123456789 o   Tên TK: CTY TNHH KHÁCH SẠN ABC ·        TK Ngân hàng Maritimebank NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI VIỆT NAM - CN CẦN THƠ o   Số TK : 123456789 o   Tên TK: CTY TNHH KHÁCH SẠN ABC ·        TK Ngân hàng Vietcombank Ngân Hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam - CN.Cần Thơ o   Số TK : 123456789 o   Tên TK: CTY TNHH KHÁCH SẠN ABC b.Qui trình Rút tiền mặt tài khoản công ty : - Căn cứ vào đề xuất của các phòng, ban đơn vị có nhu cầu đã được duyệt, đăng ký lấy tiền mặt tại phòng kế toán trước thời điểm nhận tiền ít nhất  01 ngày. - Thủ quỹ thông báo tới bộ phận ngân hàng kiểm tra số dư trên tài khoản tại các ngân hàng, báo cáo Lãnh đạo phòng. - Thủ quỹ viết sec rút tiền mặt điền đầy đủ thông tin, ký duyệt lãnh đạo phòng và TCT. - Thủ quỹ xin xe, bảo vệ đi rút tiền mặt, nhận tiền tại ngân hàng theo séc và bảng kê lĩnh  tiền tại ngân hàng. - Thủ quỹ mang tiền về TCT viết phiếu thu đúng số tiền ghi trên séc đã rút tại ngân hàng. Điều 15: Quy trình thu chi quỹ tiền mặt a. Quy trình thu tiền mặt - Căn cứ vào Phiếu thu tiền đã được Lãnh đạo ký duyệt. - Khách hàng (Người nộp tiền) kê tiền vào bảng kê theo đúng số tiền trên phiếu thu. - Thủ quỹ nhận tiền theo đúng bảng kê và phiếu thu. - Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho khách hàng (người nộp tiền) ký nộp tiền, trả cho K/h 01 liên. - Các kế toán quầy của các bộ  phận Karaoke, Massage, Nhà hàng, Skybar, Coffeloung, Lễ Tân hàng ngày tổng hợp kiểm kê tiền thu trong ngày cuối ngày nộp tiền mặt cho Thủ Quỹ, Tất các bill thanh toán đều phải có chữ ký của khách hàng, đối với nhân viên công ty được giám giá theo chính sách chung công ty b. Quy trình chi tiền mặt - Căn cứ vào phiếu chi đã được Lãnh đạo Tổng công ty phê duyệt. - Thủ quỹ lập bảng kê chi tiền theo đúng số tiền trên phiếu chi. - Thủ quỹ chuyển phiếu chi và bảng kê chi tiền cho khách hàng ký nhận tiền đúng như số tiền trên phiếu chi, bảng kê chi tiền trước khi rời khỏi quỹ.  c. Quy trình lưu giữ quản lý hồ sơ phiếu thu, chi tiền mặt theo quy trình văn bản Nhà nước quy định. - Sắp xếp phiếu thu, chi theo đúng thứ tự; kiểm tra đầy đủ các yêu cầu, chữ ký trên phiếu thu, chi. - Trình lãnh đạo Tổng công ty ký duyệt phiếu thu, chi. - Kiểm tra lần cuối phiếu thu, chi khi đã trình Lãnh đạo ký duyệt để lưu giữ tại kho. - Có biên bản bàn giao hồ sơ chứng từ phiếu thu, chi khi chuyển sang vị trí công việc khác. Điều 16: Quy trình theo dõi Tài sản, Công cụ dụng cụ tại VP. - Kiểm kê CCDC và TS cố định của Văn phòng Công ty định kỳ vào đầu năm. - Biên bản kiểm kê phải có ký tá xác nhận của các bộ phận phòng ban được kiểm kê - Căn cứ vào số phát sinh tăng giảm của các phòng ban, hàng quý trích khấu hao Tài sản, Công cụ dụng cụ. - Chuyển số liệu khấu hao cho Kế Toán tổng hợp hạch toán theo đúng quy định. Điều 17: Quy trình thủ tục hồ sơ thanh toán ĐTXD cơ bản 1. Trình tự thực hiện                                                                                                                                       2. Thành phần, số lượng hồ sơ STT Thành phần hồ sơ Số lượng (bản chính, sao) Ghi chú A Hồ sơ pháp lý dự án 1 Dự án đã thẩm tra 2 Giấy chứng nhận đầu tư STT Thành phần hồ sơ Số lượng (bản chính, sao) Ghi chú 4 Quyết định phê duyệt dự án 5 Quyết định phê duyệt TKKT và DT 6 Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu 7 Hợp đồng thuê đất 8 Sổ đỏ …….. B Hồ sơ pháp lý công việc 1 Hợp đồng kinh tế 1 gốc 2 Biên bản đàm phán và thương thảo hợp đồng 1 gốc Nếu có 3 Hồ sơ trúng thầu  (Biên bản đóng thầu, mở thầu, Hồ sơ dự thầu của đơn vị trúng thầu, Báo cáo phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, Thông báo trúng thầu, Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu) 1 gốc Tổ chức đấu thầu 4 Quyết định chỉ định thầu 1 gốc Chỉ định thầu 5 Dự toán nhận thầu 1 gốc Chỉ định thầu 6 Bảo lãnh hợp đồng 1 gốc Nếu có C Hồ sơ tạm ứng 1 Hợp đồng kinh tế 1 sao 2 Phiếu đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (hoặc tiền mặt) 1 gốc Xem qui trình kế toán thanh toán 3 Công văn đề nghị tạm ứng vốn của nhà thầu 1 gốc D Hồ sơ thanh toán 1 Hợp đồng kinh tế 1 sao 2 Phiếu đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (hoặc tiền mặt) 1 gốc Xem qui trình kế toán thanh toán 3 Công văn đề nghị thanh toán vốn của nhà thầu 1 gốc 4 Bảng xác nhận khối lượng hoàn thành 1 gốc + 1 sao Công việc xây lắp 5 Biên bản nghiệm thu công vịêc 1 gốc + 1 sao 6 Hoá đơn GTGT 1 gốc + 1 sao E Hồ sơ thanh quyết toán 1 Hợp đồng kinh tế 1 sao 2 Thanh lý hợp đồng 1 gốc+1 sao 2 Phiếu đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản (hoặc tiền mặt) 1 gốc Xem qui trình kế toán thanh toán 3 Công văn đề nghị thanh toán vốn của nhà thầu 1 gốc 4 Bảng quyết toán khối lượng hoàn thành 1 gốc + 1 sao Công việc xây lắp 5 Biên bản nghiệm thu công vịêc 1 gốc + 1 sao 6 Hoá đơn GTGT 1 gốc + 1 sao 7 Bảo lãnh bảo hành 1 gốc Nếu có Ghi chú: Tuỳ từng tính chất công việc cụ thể, kế toán ĐT XDCB sẽ quy định thêm hồ sơ thanh toán. Điều 18: Quy trình hạch toán chi phí và lưu giữ hồ sơ đầu tư XDCB theo trình tự và quy định ĐTXD cơ bản 1.1 Trình tự thực hiện hạch toán chi phí ĐTXD cơ bản:     1.2 Cách thức hạch toán chi phí ĐTXD cơ bản: - Đối với dự án hình thành TSCĐ của văn phòng công ty: Mở tiểu khoản 241 để theo dõi chi tiết chi phí từng dự án: chi phí xây dựng,chi phí mua sắm thiết bị và chi phí khác. Khi công trình hoàn thành, kết chuyển sang TK 211 để bộ phận kế toán TSCĐ theo dõi. - Đối với dự án để bán của văn phòng công ty: Mở tiểu khoản 154 để theo dõi chi tiết chi phí từng dự án: chi phí xây dựng,chi phí mua sắm thiết bị và chi phí khác. Khi công trình hoàn thành, kết chuyển sang TK 632 để tính giá vốn. Khi bán, kế toán xuất hóa đơn GTGT đầu ra, hạch toán TK 511/131 để tính doanh thu và theo dõi công nợ Phải thu của khách hàng. - Đối với các dự án của đơn vị trực thuộc: kế toán ĐTXD cơ bản chỉ kiểm tra hồ sơ trước khi thanh toán, không hạch toán chi phí và lưu giữ hồ sơ. - Căn cứ Hóa đơn GTGT đầu vào của từng công việc: hạch toán TK 331/241 (hoặc 154) để theo dõi chi phí từng dự án và công nợ phải trả từng khách hàng. - Căn cứ UNC, PC, bộ phận kế toán thanh toán hạch toán chi phí vào TK 331 hoặc TK 241 (hoặc 154). 2.1. Trình tự thực hiện lưu giữ hồ sơ ĐTXD cơ bản:     2.2. Cách thức lưu giữ hồ sơ ĐTXD cơ bản: - Kế toán mở file của từng dự án khi dự án bắt đầu giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Hồ sơ ĐTXD cơ bản gồm: + Hồ sơ pháp lý của dự án (tùy theo quy mô dự án): Dự án đã thẩm tra, Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy phép xây dựng, Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định phê duyệt TKKT và DT, Quyết định phê duyệt kế hoạch đấu thầu, Hợp đồng thuê đất, Sổ đỏ... + Hồ sơ giải phóng mặt bằng: Các quyết định phê duyệt kế hoạch và chi phí GPMB., chứng từ thanh toán chi phí GPMB + Hồ sơ công việc (xây dựng, mua sắm thiết bị, tư vấn): Hồ sơ đấu thầu (Biên bản đóng thầu, mở thầu, Hồ sơ dự thầu của đơn vị trúng thầu, Báo cáo phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, Thông báo trúng thầu, Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu) hoặc QĐ chỉ định thầu, Dự toán, Hợp đồng kinh tế, Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Bảng khối lượng hoàn thành, Bảng quyết toán khối lượng, Biên bản nghiệm thu công việc, Thanh lý hợp đồng, HĐ GTGT, chứng từ mỗi lần thanh toán.... + Hồ sơ các chi phí khác (lương, chi phí tiếp khách, photo, ... ): kế toán ĐTXD cơ bản phải photo và lưu giữ các PC,UNC thanh toán các chi phí khác của bộ phận kế toán thanh toán. Ghi chú: Đối với các dự án của đơn vị trực thuộc: kế toán ĐTXD cơ bản chỉ kiểm tra hồ sơ trước khi thanh toán, không hạch toán chi phí và lưu giữ hồ sơ. Điều 19: Quy trình tập hợp chi phí và phân bổ chi phí quyết toán dự án hoàn thành 1. Quy trình tập hợp chi phí và phân bổ chi phí quyết toán dự án hoàn thành:                                                                                                                                                                                                                                                2. Cách thức tập hợp chi phí và phân bổ chi phí quyết toán dự án hoàn thành: - Sau khi toàn bộ dự án hoàn thành, kế toán tập hợp chi phí của cả dự án. Chi phí của một dự án bao gồm: + Chi phí xây dựng + Chi phí thiết bị + Chi phí tư vấn + Chi phí khác - Thực hiện phân bổ chi phí chung của dự án (chi phí tư vấn + chi phí khác) theo từng hạng mục xây dựng và thiết bị theo tỷ lệ từng hạng mục/tổng giá trị các hạng mục để hình thành TSCĐ. (Lập bảng Tổng hợp kinh phí chuyển TSCĐ). - Kết hợp với phòng ban chuyên môn, lập Tờ trình tăng TSCĐ, và QĐ tăng TSCĐ, trình ký lãnh đạo Phòng ban, lãnh đạo Tổng công ty. Điều 20: Quy trình thẩm tra quyết toán dự án hoàn thành 1. Trình tự thực hiện                                                                                                                                               2. Thành phần, số lượng hồ sơ - Phòng ban nghiệp vụ chuyên môn lập và gửi cho Phòng kế toán : + Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán của đơn vị + Báo cáo thẩm tra quyết toán dự án đầu tư hoàn thành + Các văn bản pháp lý có liên quan + Các hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu thực hiện dự án + Các Quyết định chỉ định thầu hoặc Quyết định phê duyệt kết quả đầu thầu + Hoá đơn GTGT + Các BBNT hoàn thành bộ phận công trình, giai đoạn thi công xây dựng công trình, nghiệm thu lắp đặt thiết bị; Biên bản nghiệm thu hoàn thành dự án, công trình hoặc hạng mục công trình để đưa vào sử dụng + Quyết toán khối lượng A-B + Báo cáo kết quả kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành (Số lượng hồ sơ: 01 bộ gốc) - Phòng kế toán kiểm tra hồ sơ, số liệu quyết toán, ký Tờ trình và Báo cáo thẩm tra phê duyệt quyết toán để trình Lãnh đạo TCT ký Quyết định phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành.    Điều 20: Quy trình theo dõi công nợ phải thu, phải trả khách hàng ĐTXD cơ bản 1. Trình tự thực hiện      2. Cách thức theo dõi công nợ phải thu, phải trả khách hàng ĐTXD cơ bản: - Định kỳ cuối quý, kế toán kiểm tra sổ chi tiết từng khách hàng, kiểm tra số dư, số phát sinh trong kỳ của khách hàng theo Hợp đồng kinh tế và hoá đơn tài chính. - Định kỳ cuối năm, kế toán lập Biên bản đối chiếu công nợ từng khách hàng gửi cho khách hàng để xác nhận công nợ. - Đối với khách hàng phải trả: Khi thanh toán cho khách hàng, kế toán kiểm tra số tiền đã tạm ứng, thanh toán các đợt trước cho khách hàng, xác nhận số tiền được thanh toán đợt này. - Đối với khách hàng phải thu: Thường xuyên kiểm tra số dư công nợ, báo các phòng ban nghiệp vụ để thu hồi công nợ.  Điều 21: Quy trình thanh lý, chuyển nhượng TSCĐ và CCDC 1.       Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ, CCDC 2.       Bộ phận sử dụng lập biên bản xác nhận hiện trạng TSCĐ, CCDC 3.       Làm đề xuất thanh lý TSCĐ, CCDC. 4.       Phòng kế toán và kiểm toán nội bộ làm tờ trình, trình hội đồng thanh lý TS 5.       Biên bản họp hội đồng thanh lý 6.       Hội đồng thanh lý ra quyết định thanh lý TSCĐ, CCDC 7.       Làm thủ tục đăng báo thông báo thanh lý Tài sản 8.       Biên bản họp hội đồng định giá TSCĐ, CCDC được thanh lý 9.       Biên bản thanh lý TSCĐ, CCDC 10.  Hợp đồng kinh tế bán TSCĐ, CCDC được thanh lý 11.  Hoá đơn bán TSCĐ, CCDC được thanh lý 12.  Thanh lý hợp đồng kinh tế bán TSCĐ, CCDC 13.  Toàn bộ hồ sơ liên quan đến thanh lý, chuyển nhượng TSCĐ và CCDC được lưu giữ tại bộ phận kế toán tài sản cố định theo chế độ lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành và có biên bản bàn giao hồ sơ tài liêu cho các bộ phận liên quan. Điều 22: Quy trình kế toán theo dõi công nợ: * Đối với công nợ phải thu của khách hàng (TK131) - Từ sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng, định kỳ ( cuối tháng, cuối quý) kế toán kiểm tra chi tiết số dư, số phát sinh trong kỳ của từng khách hàng theo hợp đồng kinh tế và hoá đơn tài chính, - Kế toán công nợ phải liên hệ khách hàng để đối chiếu xác nhận thông qua các kênh thông tin: mail, điện thoại, fax để liên hệ khách xác nhận, tiến hành hối thúc khách thanh toán nhanh nhất có thể bằng các kỹ năng nghiệp vụ uyển chuyển chuyên nghiệp - Thường xuyên kiểm tra số dư công nợ, báo cáo các phòng ban nghiệp vụ để thu hồi công nợ: liên hệ kết hợp với phòng kinh doanh để đẩy nhanh tiến độ thu hồi công nợ nhanh nhất có thể - Định kỳ cuối năm , kế toán lập Biên bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng gửi cho khách hàng để xác nhận số công nợ mà khách còn nợ, có ký tác đóng dấu xác nhận. Điều 23: Đối với công nợ phải trả khách hàng ( TK 331) - Từ sổ chi tiết công nợ phải trả khách hàng, định kỳ ( cuối tháng, cuối quý ) kế toán kiểm tra chi tiết số dư  số phát sinh trong kỳ của từng khách hàng theo từng hợp đồng kinh tế và hoá đơn tài chính, hoặc các giấy tờ chứng minh nghiệp vụ thực sự đã hoàn thành: phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi…. Để làm căn cứ đối chiếu công nợ với khách hàng - Kế toán công nợ phải liên hệ khách hàng để đối chiếu xác nhận thông qua các kênh thông tin: mail, điện thoại, fax để liên hệ khách xác nhận - Trước khi chuyển tiền thanh toán cho khách hàng, kế toán phải kiểm tra số tiền đã tạm ứng thanh toán các đợt trước cho từng khách hàng, xác nhận số tiền được thanh toán đợt này, - Định kỳ, cuối năm kế toán lập Biển bản đối chiếu công nợ cho từng khách hàng và gửi cho khách hàng để xác nhận số công nợ. - Theo dõi các khoản có hợp đồng hoặc hóa đơn giá trị > 20.000.000 phải chuyển khoản để được khấu trừ Lưu ý: Biên bản xác nhận công nợ chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký (con dấu) của hai bên. d. Lưu giữ chứng từ            - Lưu giữ theo File cho từng phòng ban quản lý – 01 bộ chứng từ gốc.             - Lưu giữ biên bản đối chiếu công nợ theo từng đầu tài khoản:                         + TK 131: Công nợ phải thu khách hàng (01 File)                         + TK 331: Công nợ phải trả khách hàng (01 File)             Toàn bộ chứng từ được lưu giữ tại bộ phận kế toán theo dõi hàng hóa, công nợ, phiếu mua hàng và có biên bản bàn giao khi có nhân viên mới tiếp nhận công việc. Chú ý: đối với hóa đơn có giá trị > 20.000.000, hoặc mua hàng mà có giá trị công nợ trên các hóa đơn > 20.000.000 thì kế toán công nợ phải theo dõi đối chiếu kiểm tra để làm thủ tục chuyển khoản thanh toán cho người bán để đảm bảo số thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ Điều 24: Lợi nhuận thực hiện và phân phối các quỹ - Lợi nhuận thực hiện là kết quả kinh doanh của Công ty sau một kỳ hoạt động. Lợi nhuận thực hiện được xác định theo công thức: Lợi nhuận thực hiện trong kỳ = Tổng doanh thu thuần trong kỳ + Thu nhập khác trong kỳ - Tổng chi phí trong kỳ - Việc xác định lợi nhuận phải tuân thủ các nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành. +Phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ. Lợi nhuận của Công ty sau khi bù lỗ năm trước theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, được phân phối như sau: - Trả các khoản tiền phạt như: phạt vi phạm hành chính về thuế, phạt vi phạm Luật Giao thông, Luật Môi trường; phạt vay nợ quá hạn, phạt vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, phạt vi phạm chế độ kế toán - thống kê và các khoản phạt khác; - Trừ các khoản chi phí thực tế đã chi nhưng không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế; - Phần lợi nhuận còn lại sau khi trừ các khoản trên, được trích lập các quỹ và chia cổ tức cho các cổ đông theo quy chế phân phối lợi nhuận do HĐQT lập và trình Đại hội cổ đông quyết định theo từng năm. . Mục đích sử dụng các quỹ của Công ty. - Quỹ dự phòng tài chính được dùng để: + Bù đắp những tổn thất, thiệt hại về tài sản, công nợ không đòi được xảy ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh. + Bù đắp khoản lỗ của Công ty theo quyết định của HĐQT. - Quỹ đầu tư phát triển được dùng để: + Bổ sung vào vốn điều lệ của Công ty. + Mua công trái, trái phiếu. + Mua cổ phần, góp vốn tại các công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty liên doanh; góp vốn hoạt động hợp tác kinh doanh. + Để đầu tư mở rộng quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh và đổi mới công nghệ, trang thiết bị, điều kiện làm việc của Công ty. + Căn cứ vào nhu cầu đầu tư và khả năng của quỹ, HĐQT quyết định hình thức và biện pháp đầu tư theo nguyên tắc có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn. - Quỹ khen thưởng được dùng để: - Phí dịch vụ 5% là phần phí để dùng vào quỹ khen thưởng cho nhân viên + Thưởng định kỳ, thưởng cuối năm trên cơ sở năng suất lao động và thành tích công tác của CBCNV, hoặc thưởng đột xuất cho những cá nhân, tập thể có thành tích đột xuất trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mức thưởng cần có ý kiến của công đoàn Công ty trước khi quyết định. + Thưởng cho những cá nhân và đơn vị bên ngoài Công ty có đóng góp nhiều cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty theo quy chế thưởng của Công ty. Mức thưởng do Tổng Giám đốc quyết định. + Thưởng người quản lý điều hành Công ty (HĐQT, Ban Giám đốc, Ban Kiểm soát). Mức thưởng gắn với hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. - Quỹ phúc lợi được dùng để: + Đầu tư xây dựng hoặc sửa chữa các công trình phúc lợi chung của Công ty. + Chi cho các hoạt động thể thao, văn hoá, phúc lợi công cộng của tập thể công nhân viên Công ty, phúc lợi xã hội. + Ngoài ra có thể chi trợ cấp khó khăn cho người lao động của Công ty kể cả những trường hợp đã nghỉ hưu, mất sức lâm vào hoàn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa, hoặc làm công tác từ thiện xã hội. + Việc sử dụng quỹ phúc lợi do Tổng Giám đốc quyết định sau khi tham khảo ý kiến của Ban chấp hành Công đoàn Công ty. + Việc sử dụng các quỹ nói trên phải thực hiện công khai theo quy chế công khai tài chính, quy chế dân chủ ở công ty cổ phần và quy định của Nhà nước. Công ty chỉ được chi các quỹ khen thưởng, phúc lợi, thưởng người quản lý điều hành Công ty sau khi thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả. Điều 25: Quy chế xoạn thảo và lập hợp đồng kinh tế, phiếu xác nhận đặt dịch vụ của khách sạn, và các văn bản khách do phòng kinh doanh thiết lập Hợp đồng kinh tế được lập bởi phòng kinh doanh giao dịch với khách hàng : căn cứ khả năng cung ứng dịch vụ khách sạn, luật thương mại và luật dân sự để soạn thảo hơp đồng chặt chẽ đảm bảo các yếu tố quyền lợi cho doanh nghiệp -         Mẫu biểu và cách soạn thảo theo mẫu biểu chung công ty nếu là do Công Ty TNHH Khách Sạn Hoa Diên Vĩ lập, nếu do khách hàng lập thì phải được kiểm duyệt của Ban Giám đốc về tính pháp lý và khả thi khi thực hiện -         Hợp đồng kinh tế lập thành 04 bản: 01 do phòng giám đốc, 02 bản cho khách hàng, 01 bản cho phòng kế toán, phòng kinh doanh chỉ lưu trữ bản gốc , tất cả hợp đồng sau khi ký kết hai bên thì phải chuyển sang phòng kế toán lưu trữ chậm nhất 01 ngày -         Kết thúc hợp đồng phải có biên bản thanh lý hợp đồng và đồng thời xuất hóa đơn giao khách hàng (bằng chuyển phát nhanh, bưu điện, ký gửi, trực tiếp cho khách…) -         Đối với dạng văn bản chứng từ : booking, phiếu đặt dịch vụ, đặt dịch vụ qua internet, mail thì đều phải in ra giấy và phải có chữ ký xác nhận phòng kế toán, phòng kinh doanh, lễ tân -         Tất cả hợp đồng do nhân viên phòng kinh doanh thiết lập phải được trưởng bộ phận phòng kinh doanh xem trước, ký nháy góc phải, rồi sau đó mới chuyển sang các phòng ban liên quan để thực hiện việc ký kết hợp đồng +Việc điều chỉnh hoặc hủy phòng được xem là hơp lệ và không bị bồi thường nếu  khách hàng báo trước cho khách sạn bằng văn bản như sau: -         Trước 01 ngày tính từ thời điểm khách đến với số lượng 1 hoặc 2 phòng -         Trước 3 ngày tính đến thời điểm khách đến đối với khách đoàn dưới 5 phòng -         Trước 10 ngày tính đến thời điểm khách đến đối với khách đoàn từ 5 phòng đến 9 phòng. -         Trước 20 ngày tính đến thời điểm khách đến đối với khách đoàn từ 10 phòng trở lên. -         Trước 2 ngày đối với dịch vụ xe và ăn uống. Nếu khách báo hủy sau những ngày quy định trên thì sẽ phải thanh toán 100% tổng số lượng phòng của đêm đầu tiên.  +Các điều khoản giám giá, triết khấu, khuyến mãi phải lập giấy đề xuất gửi trưởng bộ phận xem xét trước, và trình ban lãnh đạo xem xét duyệt rồi mới được thi hành nếu, nhân viên tự ý thì sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm rủi ro và bồi thường thiệt hại -                  Mọi khoản khách hàng thanh toán giao dịch với công ty đều phải nộp theo các số tài khoản pháp nhân của công ty hoặc tài khoản cá nhân của giám đốc, không được phép sử dụng tài khoản cá nhân của nhân viên để giao dịch với khách hàng, nếu vì lý do khách quan thì phải được sự đồng ý của banh lãnh đạo -                  Phòng kinh doanh thiết lập bản dự thảo, đề xuất cho đơn giá bán ra -                  Phòng kinh doanh lập quy chế giảm giá triết khấu, hoa hồng, và dịch vụ khuyễn mãi khác trình ban lãnh đạo xem xét trước mới được thì hành Điều 27: Thanh toán chi phí cho trương trình đi Tour Đối với hợp đồng tour du lịch cho khách tham quan : các chưng từ và thủ tục thanh toán + Thủ tục đối với Đơn vị cung cấp dịch vụ: tàu, xe -         Hợp đồng kinh tế với đơn vị cung cấp tàu, xe -         Báo giá dịch vụ thời gian từ ngày nào đến ngày nào, giá cho các cự lý tuyến của chương trình tour. Nếu có tăng giá thì đơn vị cung cấp dịch vụ phải báo trước trong thời gian 01 tháng bằng văn bản trước khi có sự thay đổi -         Bảo hiểm của đơn vị cung cấp dịch vụ: tàu, xe….(nếu có) -         Kỳ hạn thanh toán+ Hình thức thanh toán quy định cụ thể (trong hợp đồng kinh tế) +Hồ sơ thanh toán: + Chương trình tour và các điểm tham quan + Bản dự trù chi phí Tour (Nếu tạm ứng kinh phí cho quá trình đi tour cho khách thì bộ phận tổ chức kế hoạch tour cho khách phải lập bảng kinh phí dự trù cho chương trình tour để làm căn cứ tạm ứng) + Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có), hoặc phiếu đặt dịch vụ, hoặc phiếu xác nhận đặt chương trình tour của khách hàng với công ty            + Chiết tính lãi lỗ của: Lịch trình của chương trình tour: nơi đi nơi đến, thời gian, chi phí, và doanh thu của tour, kê chi tiết cho các tour + Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT) + Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản + Hoá đơn tài chính (Bản gốc) Đơn vị cung cấp dịch vụ: tàu, xe, xuồng…., ngoài ra còn có các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường... + Đề nghị thanh toán của khách hàng ( nếu có). + Hóa đơn thanh toán (hóa đơn lẻ) nội bộ do Lễ Tân cấp và in đi kèm để đối chiếu + Giấy biên nhận tiền hoặc phiếu thu của khách hàng (nếu có) + Các chứng từ thanh toán: phiếu thu tiền, hoặc cà thẻ, thanh toán khác… đi kèm Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào Điều 28: Chi hoa hồng môi giới, chênh lệch cho khách Chương I NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng:           Bản Quy chế này được áp dụng trong phạm vi toàn CÔNG TY TNHH KHÁCH SẠN HOA DIÊN VĨ 1.      Đối tượng được hưởng hoa hồng môi giới: Đối tượng được hưởng tiền hoa hồng môi giới, chi phí dịch vụ là các tổ chức, cá nhân (trong và ngoài nước) thực tế có làm môi giới cung cấp sản phẩm, ký kết hợp đồng sản xuất, tạo việc làm cho Công ty. 2.     Các đối tượng không được hưởng: -         Các hợp đồng, công việc của phòng kinh doanh giao hoặc khách tự đặt hàng cho Công ty thực hiện; người trực tiếp tham gia đàm phán, ký kết hoặc quyết định việc ký kết hợp đồng của khách hàng. -         Những chuyên viên, nhân viên của Công ty, tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm khách hàng; những người làm công tác tài chính, kế toán, kế hoạch sản xuất,… được giao trực tiếp tham gia đàm phán, ký kết hợp đồng; mà không phải thông qua đối tượng thứ 3 giới thiệu. Đối tượng khách hàng là một khách hàng tiềm năng mà công ty chưa hề biết đến và khai thác.                         Điều 2. Giải thích từ ngữ: -         Hoa hồng môi giới: Là khoản tiền chi trả cho các tổ chức, cá nhân làm môi giới cho Công ty trong hoạt động cung ứng dịch vụ. Ví dụ 01: Giới thiệu cho Công ty ký kết hợp đồng dịch vụ lưu trú, ăn uống, hội nghị …với một đối tác tiềm năng thông qua một người làm trung gian biết đến khách sạn.  Ví dụ 02: công ty chưa từng  ký hợp đồng với Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Sao Vàng, phòng kinh doanh cũng như phòng ban khác chưa từng ký kết hoặc cung cấp dịch vụ của công ty cho đối tác, nay có Ông Nguyễn Văn A quen biết Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Sao Vàng muốn tổ chức sự kiện hội nghị dự thảo về hoạt động sản xuất kinh doanh, Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Sao Vàng nhờ ông Nguyễn  Văn A tìm kiếm hộ khách sạn và hoặc một đơn vị tổ chức sự kiện cho họ, Ông Nguyễn Văn A đã liên hệ phòng kinh doanh đứng ra giới thiệu bảo đảm, do đó Ông Nguyễn Văn A yêu cầu chi hoa hồng cho ông sau khi kết thúc dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị này là 10% -         Chi chênh lệch: Là khoản tiền chi trả cho cá nhân hoặc tổ chức làm môi giới, mà thông qua dịch vụ này người môi giới kê khai giá trị bán ra cao hơn giá trị dịch vụ mà khách sạn thực tế cung cấp dịch vụ. Ví dụ:  Giá phòng ngủ khách sạn bán cho khách: 500.000 đ/phòng, nhưng khách kê cao hơn giá khách sạn bán là 600.000 đ/ phòng (chênh lệch 100.000 đ/phòng). -         Doanh số: là cơ sở để xác định mức chi trả tiền hoa hồng môi giới. Là tổng tổng doanh thu thu được từ dịch vụ cung cấp: phòng nghỉ, ăn uống, hội nghị… Điều 3. Qui định về mức chi phí hoa hồng môi giới, chi phí dịch vụ             1. Tổng mức chi: -         Không được vượt quá 10% trên mỗi lần giao dịch với khách hàng. -         Trường hợp đặc biệt phải chi vượt mức qui định nói trên sẽ do Giám đốc Công ty quyết định. Nhưng tổng mức chi phí chi hoa hồng môi giới và các khoản chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, chi phí giao dịch, chi hội nghị và các khoản chi phí khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ phải trong phạm vi khống chế theo quy định của chế độ hiện hành của Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp.                         Điều 4. Trách nhiệm về chi hoa hồng môi giới -         Trong mọi trường hợp, người đề nghị chi và người quyết định chi hoa hồng môi giới phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Mọi trường hợp nếu chưa được sự thống nhất và phê duyệt của ban Giám đốc thì đều không được xem là một khoản chi phí hợp lý cá nhân phụ trách phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trách nhiệm sau này. Chương II NHỮNG QUI ĐỊNH CỤ THỂ             Điều 5. Mức chi hoa hồng môi giới, dịch vụ 1.      Đối với các hoạt động môi giới: căn cứ tính mức chi hoa hồng môi giới, dịch vụ là doanh thu thuần: -         Dịch vụ ăn uống, phòng nghỉ, hội nghị: sau khi đã trừ các khoản thuế GTGT 10% -         Dịch vụ Massage, karaoke: sau khi đã trừ các khoản thuế GTGT 10% + Thuế tiêu thu đặc biệt 30% ( Tổng cộng 40%). 2.      Đối với hoạt động chi chênh lệch: là khoản tiền người môi giới kê giá trị bán ra thực tế của khách sạn cao hơn với giá mà người môi giới báo với khách hàng. -         Sồ tiền kê chênh lệch người môi giới muốn nhận được từ công ty, khi tất cả thủ tục phải hoàn tất như: hợp đồng, toàn bộ chi phí thực tế theo hóa đơn chứng từ mà khách hàng phải trả cho khách sạn (tiền mặt, chuyển khoản….). Lúc đó bên môi giới mới được thanh toán hết tiền hoa hồng, dịch vụ theo giá trị thực tế mà khách hàng đã thanh toán. Điều 6. Qui định về thủ tục, chứng từ chi hoa hồng môi giới, chênh lệch và cách tính 1.      Đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân hoạt động môi giới chuyên nghiệp có: -         Đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề thì việc chi hoa hồng môi giới phải căn cứ vào  Hợp đồng giữa Công ty với các tổ chức, cá nhân nói trên. -         Khi kết thúc hoạt động môi giới hai bên phải tiến hành thanh lý hợp đồng, bên môi giới phải cung cấp cho Công ty hóa đơn, chứng từ thu tiền (nếu trả bằng tiền mặt dưới 20 triệu đồng/1hóa đơn/ngày) hoặc chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng theo đúng qui định hiện hành của Bộ Tài chính và luật quản lý thuế.    Ngoài ra còn có: -         Chứng từ chứng minh khách hàng của bên môi giới đã thanh toán cho khách sạn (Phiếu thu tiền, ủy nhiệm chi bên mua, hoặc các chứng từ sao kê và giấy báo có của khách sạn…) 2.      Đối với cá nhân hoạt động môi giới không chuyên nghiệp, có tính chất tự phát, không thường xuyên, không có tư cách pháp nhân, hoặc đối với các khoản chi:      + Giấy đề xuất chi hoa hồng môi giới của bộ phận phòng ban trước khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng.                 Khi kết thúc hoạt động môi giới, dịch vụ hai bên phải tiến hành lập: + Giấy xác nhận kết thúc hoạt động môi giới + Bảng kê dịch vụ phát sinh và đã hoàn thành, các chứng từ khác nếu có + Các chứng từ chứng minh khách hàng của bên môi giới thanh toán cho khách sạn (để xác nhận kết thúc công nợ với khách hàng) + Giấy đề nghị thanh toán                        + Giấy biên nhận tiền theo mẫu của Công ty (trường hợp bên cung cấp hoạt động môi giới không trực tiếp ký nhận vào phiếu chi tiền của Công ty). 3.      Đối với cá nhân phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi thanh toán tiền chi hoa hồng môi giới          Ví dụ 01:  về hoa hồng ăn uống, tiếp khách, hội nghị, phòng nghỉ…  Tổng dịch vụ ăn uống, tiếp khách, hội nghị, phòng nghỉ = 22.000.000 đ => Doanh thu = 22.000.000 đ / (1+10%) = 20.000.000 đ Theo thoản thuận với người môi giới là 10% = 20.000.000 x10%=2.000.000đ Khi thanh toán cho người môi giới là: -         Cá nhân thì phải giữ lại 10% thuế TNCN = 2.000.000 đ x 10% = 200.000 đ           Tổng tiền thanh toán người môi giới được nhận là:                                  = 2.000.000 đ - 200.000 đ  = 1.800.000 đ -         Là pháp nhân công ty (có xuất hóa đơn VAT) tiền môi giới khách sạn phải trả là:  2.000.000 đ         Ví dụ 2: Kê chênh lệch ăn uống, tiếp khách, hội nghị, phòng nghỉ… -         Tổng dịch vụ ăn uống, tiếp khách, hội nghị, phòng nghỉ …= 22.000.000 => -         Doanh thu = 22.000.000 đ /(1+10%) = 20.000.000 đ là giá trị thực tế đối với khách sạn bán ra. -         Người môi giới thông báo với khách hàng giá được kê cao hơn là: Tổng dịch vụ ăn uống, tiếp khách, hội nghị, phòng nghỉ = 33.000.000 đ = > Doanh thu = 33.000.000 đ /(1+10%) = 30.000.000 đ là giá trị người môi giới kê lên để thụ hưởng -         Giá trị thanh toán kê chênh lệch trước thuế TNDN                =   30.000.000 đ - 20.000.000 đ   = 10.000.000 đ -         Thuế TNDN = 10.000.000  x  22% = 2.200.000 đ -         Số tiền chi chênh lệch khách môi giới đươc hưởng là             = 10.000.000 đ - 2.200.000 đ = 7.800.000 đ      Ví dụ 3:  Về hoa hồng Karaoke, massage -         Tổng dịch vụ Karaoke, massage = 22.000.000 đ => Doanh thu sau thuế GTGT 10% = 22.000.000 đ /(1+10%) = 20.000.000 đ -         Doanh thu sau thuế Tiêu thụ đặc biệt 30%                         = 20.000.000 đ/(1+30%) = 15.384.615 đ -         Thuế Tiêu thụ đặc biệt 30% = 15.384.615  x 30%  =  4.615.385 đ -         Theo thoản thuận với người môi giới là 10% = 15.384.615  x 10% = 1.538.615 đ Khi thanh toán cho người môi giới là: -         Cá nhân phải nộp lại 10% thuế TNCN = 1.538.615 đ x 10%=  153.861 đ -         Tổng tiền thanh toán cho người môi giới = 1.538.615 đ -153.861 đ = 1.384.754 đ -         Là pháp nhân công ty (xuất hóa đơn VAT) tiền môi giới phải trả = 1.538.615 đ Ví dụ 4:  Kê chênh lệch Karaoke, massage -         Tổng dịch vụ Karaoke, massage = 22.000.000 => Doanh thu = 22.000.000 đ /(1+10%) = 20.000.000đ là giá trị thực tế đối với khách sạn bán ra -         Giá trị trước thuế TTĐB = 20.000.000 đ/(1+30%) = 15.384.615 đ -         Người môi giới thông báo với khách hàng kê giá cao hơn là: Tổng dịch karaoke, massage = 33.000.000 => Doanh thu chưa thuế GTGT 10% = 33.000.000/(1+10%)=30.000.000đ là giá trị khách kê lên để hưởng chênh lệch -         Giá trị trước thuế TTĐB=30.000.000đ/(1+30%)= 23.076.923 -         Giá trị thanh toán kê chênh lệch sau thuế tiêu thụ đặc biệt                    = 23.076.923 - 15.384.615 = 7.692.308 đ -         Thuế TNDN=7.692.308 đ x 22% =  1.692.308 đ -         Số tiền chi thanh toán lại cho khách:7.692.308 đ - 1.692.308 đ= 6.000.000 đ 4.      Các mẫu Hợp đồng; Thanh lý hợp đồng; Giấy xác nhận cung cấp hoạt động môi giới; Giấy xác nhận kết thúc hoạt động môi giới, được qui định tại các phụ lục kèm theo Quy chế này. 5.      Chứng từ chi: Chứng từ chi phí hoa hồng môi giới phải đảm bảo đủ các yếu tố của chứng từ chi theo qui định của chế độ kế toán và quy chế tài chính của Công ty hiện hành.             Cụ thể gồm: -         Hợp đồng, thanh lý hợp đồng; hoặc giấy xác nhận cung cấp hoạt động môi giới; giấy xác nhận kết thúc hoạt động môi giới; -         Bản sao y giấy đăng ký kinh doanh, hoặc giấy phép hành nghề, hoặc chứng minh nhân dân của bên môi giới; -         Hóa đơn của Bộ Tài chính, phiếu thu tiền của bên môi giới nếu là pháp nhân; -         Giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu thuế thu nhập cá nhân có chữ ký của bên trực tiếp được hưởng. Trường hợp không thể có chữ ký của người trực tiếp được hưởng thì trên phiếu chi phải ghi rõ tên, địa chỉ, số CMND, mã số thuế thuế thu nhập cá nhân của người đó và chữ ký của người trực tiếp nhận tiền kèm biên nhận hoặc giấy ủy quyền nhận tiền của người được hưởng. -         Đính kèm hợp đồng, Thanh lý hợp đồng, hoặc bảng tính toán giá trị gia tăng của Công ty với đối tác do môi giới đem lại.